Orde in elk detail
Deze functie is echt onmisbaar! Jouw hoofdtaak is dat alle trainingen worden ingepland en de medewerkers hiervoor worden ingedeeld. Als deze functie er niet zou zijn loopt alles rondom trainingen in de soep. Het gaat in eerste instantie om een tijdelijke functie. Gedurende dit jaar gaat De Schutse over op een Leermanagementsysteem (LMS). Medewerkers kunnen zich dan onder andere zelf inschrijven op trainingen, waardoor jouw taken gaan veranderen. Samen met jou volgen we dit proces en bespreken we wat dit voor jou gaat betekenen.

Wat ga je doen?

• -40% Organiseren trainingen
• -20% Administratie rondom leerlingen en stagiaires
• -20% Ondersteunen in het aanvragen van de opleidingssubsidies
• -10% Administratie rondom de totstandkoming van de opleidingsbegroting
• -10% Accorderen facturen

Als organisatietalent ben je voornamelijk bezig met het plannen en organiseren van trainingen. Dit omvat het matchen van data met trainers en medewerkers, in nauwe samenwerking met leidinggevenden en praktijkopleiders. Bij de overstap naar een nieuw Leermanagementsysteem speel je een sleutelrol in de inrichting en succesvolle implementatie ervan.

Je verzorgt ook de essentiële administratieve processen voor leerlingen en stagiaires, waarbij je nauw samenwerkt met de praktijkopleider. Een ander belangrijk aspect van je functie is het ondersteunen bij het aanvragen van scholingssubsidies, ook in overleg met leidinggevenden en praktijkopleiders. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de administratie rondom de totstandkoming van de jaarlijkse opleidingsbegroting.

Tot slot behoort het accorderen van facturen, gerelateerd aan trainingen en opleidingen, ook tot jouw verantwoordelijkheden. Je functie is dus een combinatie van organisatorische efficiëntie en nauwgezette administratieve vaardigheden.

Agenda
Ochtend: Je dag begint met het zorgvuldig verwerken van binnenkomende e-mails, die samen met je to-do-list de koers van je dag bepalen. Vroeg in de ochtend ontvang je documenten van de praktijkopleider die je meteen uploadt in de personeelsdossiers van de studenten. Deze documenten zijn ook cruciaal voor een aanstaande subsidieaanvraag. Tussendoor handel je een telefoontje af van een medewerker die zich voor een training afmeldt, en samen vinden jullie een alternatieve datum. De ochtend sluit je af met een strategisch overleg over het nieuwe Leermanagementsysteem.

Middag: Na de lunch buig je je over het administratieve proces rondom de totstandkoming van de opleidingsbegroting, een taak die nauwkeurigheid en vooruitdenken vereist. Vervolgens pak je een belangrijke subsidieaanvraag op om deze op tijd in te kunnen dienen. Gedurende de dag reageer je alert op binnenkomende telefoontjes en mails die om snelle actie vragen. Wanneer een trainer zich ziek meldt, zorg je snel voor een vervangende trainer en informeer je alle betrokkenen.

Voorbeeld uit de praktijk
Je hebt een planning gemaakt voor een 3-daagse training waarbij alle persoonlijk begeleiders van een team bij worden verwacht. Daarna heb je deze collega’s hierover geïnformeerd per mail en aangegeven dat ze alle dagdelen worden verwacht. Na deze mail krijg je een bericht van één van deze collega’s dat zij dagdeel 3 niet kan aansluiten en de vraag hoe dit opgelost kan worden.

Je weet dat deze training ook voor andere teams staat ingepland. Je neemt contact op met de trainer om te vragen of deze collega bij dagdeel 3 van een ander team kan aansluiten. Dit is mogelijk en je gaat overleggen met deze collega. Gelukkig zit er een datum van een ander team bij waarbij zij kan aanhaken. Deze collega is hier heel blij mee omdat het haar een waardevolle training lijkt. Na dit gesprek verwerk jij deze wijziging in de planning en waar nodig informeer je nog andere collega’s. Opgelost!

Wat heb je nodig voor deze baan?

• -Mbo niveau 3 administratieve opleiding
• -(Belijdend) lid van één van de reformatorische kerken

Wat mag je verwachten?

• · Bruto maandsalaris tussen €2127 – €3067;
• · 16 tot 24-urige werkweek
• · Gedeeltelijk thuiswerken is bespreekbaar
• · Onregelmatigheidstoeslag, een eindejaarsuitkering van 8,33% en 8% vakantiegeld
• · Reiskostenvergoeding
• · 144 vakantie-uren en 57,6 plb-uren (op basis van fulltime dienstverband);
• · Persoonlijk ontwikkel en opleidingsplan;
• · Pensioenregeling;
• · Een inwerkperiode afgestemd op jouw behoeftes;
• · Scholing ASBM en dialoogvoering;
• · Deskundigheidsbevordering op het gebied van methodisch werken;
• · Aandacht voor persoonlijke competenties en teamontwikkeling;
• · Een identiteitsgebonden werkomgeving;

De Schutse als werkgever
Jouw toekomstige collega, Jantine: “Als administratief medewerker word je gewaardeerd”. Want door jouw inzet loopt alles op rolletjes. Daar worden leidinggevenden en praktijkopleiders erg blij van. Het is een dankbare functie waarin je anderen kunt ondersteunen. Deze waardering wordt ook zeker naar je uitgesproken.”

Locaties
De Schutse heeft verschillende locaties in Nederland: Kesteren (hoofdlocatie), Opheusden, Werkendam, Ochten, Sliedrecht, Oud-Vossemeer en Achterberg.

Het sollicitatieproces
Heb je interesse en wil je meer weten? Neem dan contact op met onze praktijkopleider Jantine Jochemsen via jjochemsen@deschutse.nu.

Klaar om te solliciteren? Fantastisch! We kijken ernaar uit om jou te ontmoeten. Zo werkt het:

1. Je mag onze recruiter Mirjam Hardeman via mhardeman@deschutse.nu of 06-39367589 mailen of bellen voor een eerste gesprek.
2. Ontmoet vervolgens Jantine, onze praktijkopleider, en een collega van recruitment voor een eerste gesprek.
3. Nog steeds enthousiast? Ga door naar het tweede gesprek met onze HR-manager Henry Zandbergen, HR medewerker en praktijkopleider Jantine, waarbij jullie ook de arbeidsvoorwaarden bespreken.

Zijn we allemaal akkoord? Geweldig, welkom aan boord bij De Schutse!